Wie so viele Branchen dreht sich auch die Messewelt immer schneller. Dienstleister stehen vor der Herausforderung, in immer kürzer werdenden Zeiträumen die Messestände auf- und wieder abzubauen. Viele Unternehmen setzen daher auf eine gute zeitliche und organisatorische Planung, große Flexibilität und schnelle Kommunikation, um den Wettlauf gegen die Zeit zu gewinnen und gleichzeitig den eigenen, hohen Qualitätsanspruch zu erfüllen.
Wenn die Besucher am ersten Öffnungstag in die Messehallen strömen, ahnen sie nicht, welche logistischen Höchstleistungen die Messebauteams bis zur letzten Minute erbracht haben, damit sich die Aussteller erfolgreich präsentieren können. An den Auf- und Abbautagen herrscht hektisches Treiben in den Messehallen, denn die Stände müssen rechtzeitig fertiggestellt werden – egal, was dazwischen kommt.
Verkürzte Auf- und Abbauzeite
Alles muss genauestens geplant sein – sowohl zeitlich als auch organisatorisch. Eine ausreichende Vorlaufzeit ist daher unerlässlich. Dennoch steigt der Zeitdruck zunehmend. Die Auf- und Abbauzeiten der Messen verkürzen sich immer weiter, denn im Interesse der Messegesellschaften liegt es, die Hallen so oft wie möglich zu vermieten. Der Spielraum für die Logistik verkleinert sich dadurch immer weiter. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, arbeiten viele Dienstleister daher mit detaillierten Zeitplänen, die beispielsweise genau festlegen, wann welche Bauteile und Geräte in der Messehalle benötigt werden.
Termingenaue Lieferung
Die Speditionen müssen das Standbaumaterial und die Exponate termingerecht am Standort anliefern. Alle Messebaufirmen und Aussteller kämpfen mit den kurzen Aufbauzeiten. Dementsprechend hoch ist das Verkehrsaufkommen auf dem Messegelände. Umso wichtiger ist es daher, die Ein- und Ausfuhrzeiten der Messestandorte zu beachten. Trifft das Baumaterial verspätet ein, so verzögert sich der gesamte Standbau.
Um den vorgegebenen Zeitplan einzuhalten, sind die Messeexperten auf die Zuverlässigkeit verschiedener Dienstleister sowie der Messegesellschaften angewiesen. Strom- und Wasserversorgung sowie Internetzugang müssen beispielsweise bereits im Vorfeld der Veranstaltung beim Messeveranstalter beantragt werden. Netzwerke vor Ort ermöglichen es, auf unerwartete Situationen flexibel reagieren zu können.
Finale Prüfung
Bei genehmigungspflichtigen Bauten – wie beispielsweise großen oder zweigeschossigen Messeständen sowie Sonderkonstruktionen – muss vor der endgültigen Fertigstellung die Prüfung und Freigabe durch einen Statiker eingeholt werden. Um hier eventuelle Änderungen oder Korrekturen zu vermeiden, ist eine genaue Planung im Vorfeld sowie die Einhaltung aller statischen Anforderungen von größter Bedeutung. Zuletzt muss der Auftraggeber seine Zustimmung geben, bevor der Messestand für die Besucher freigegeben werden kann – und zwar rechtzeitig vor Messeöffnung.
